كمصمم أو مطور، احتمال أنك مررت بدورات في الويب باعتقادك أن ستعمل وجهاً لوجه مع عملائك. مع أن هذا صحيح في أغلب الأحيان إلا أنه يجب أن تكون مستعد للعمل عن بعد مع بعض العملاء.

عندما تبدأ الأعمال التجارية الخاصة بك، أو حتى الأعمال الحرة، ستحتاج بالتأكيد لمكان لك على الويب وهذا يعني أنك ستحتاج لموقع خاص بك، وهذا في الواقع شيء متوقع، ولكن هذه أحد الطرق المرجحة للحصول على العملاء. الإعلان محلياً سوف يجلب لك عملاء محليين، ولكن شبكة الإنترنت مفتوحة على مستوى العالم. هذا يعني أنه إذا كان مستوى موقعك ممتاز، أو أنك عملت جاهداً للحصول على زوار من مواقع أخرى، أناس من مختلف أنحاء العالم يحتمل أن يتواصلوا معك. حقيقة، لم اهتم يوماً من أين عملائي مادام أنهم سعيدين بالعمل معي وقاموا بدفع ماعليهم في الوقت المحدد.

على أية حال، هناك بعض القواعد التي تحتاج اتباعها لجعل عملية العمل عن بعد سلسة..

1) تواصل على وجه السرعة وبشكل مناسب

الاتصالات ليست صعبة جداً بعد الآن. كانت وسائل الاتصال مقتصرة على الهاتف والفاكس. أما الآن، هناك الكثير من أدوات التواصل، منها لعقد القاءات أو التحدث مع العملاء وجها لوجه. على سبيل المثال، يمكنك استخدام برنامج سكايب “Skype” ويمكن من خلال البرنامج القيام بمشاركة شاشتك الخاصة، أو يمكن من تحدثه مشاركتك شاشته. ومن السهل أن تري شخصاً ما تقوم بشرحه في الوقت ذاته. يمكنك تسوية أي تفاصيل، كما لو أنك تقابله شخصياً.

البقاء على رأس البريد الإلكتروني

أعلم أنك لا تستطيع العيش في صندوق البريد الوارد الخاص بك، ولكن يجب التحقق من البريد الإلكتروني الخاص بك بانتظام. هل سبق لك وأن راسلت شخصاً عبر البريد الالكتروني واستغرق يومان حتى حصلت على الرد؟ هذا بالتأكيد ليس جيداً، وخاصة إذا كان ذلك الشخص يعيق تقدمك على شيء تعمل عليه.

نصائح البريد الإلكتروني للعملاء عن بعد (أو أي شخص)

هل سبق لك أن تلقيت عدد ضخم وفوضى عارمة من رسائل البريد الإلكتروني؟ لا تزعك عملائك، حاول أن تكون دقيق ومختصر في الرسائل، لا ترسل كم هائل من الأسئلة بل أجعلها كمحادثة تجرها محادثة أخرى. وهنا بعض النصائح لجعل الامور أسهل بالنسبة للعملاء عن بعد:

1. حاول تجنب إرسال رسائل البريد الإلكتروني الطويلة.
2. إذا احسست أنك مجبر على كتابة رسائل بريد إلكتروني كبيرة، حاول جعلها في نقاط وقوائم مرقمة.
3. حاول تضمين صور لما تتحدث عنه، من شأن ذلك التسهيل على المتلقي فهم ما تريد إيضاحه.
4. لا تكتب مواضيع لا داعي لها أو معلومات شخصية غير صلة نهائياً بموضوع رسالتك.

لا تتردد في إجراء مكالمة سريعة

في بعض الأحيان، هذا كل ما يتطلبه الأمر. لا تأجل طرح الأسئلة مباشرة على الهاتف للحصول على معلومات من شأنها تسريع عملية تحرك المشروع في الاتجاه الصحيح. لا تعتمد فقط على سكايب أو البريد الإلكتروني. استخدام الهاتف للتعامل مع المسائل العاجلة وكن منتجاً.

افعل ما تفعله، ولكن على شبكة الإنترنت

أعلم أن هناك نوع من الغموض، لذلك اسمحوا لي أن أوضح. تذكر مذكرات التصميم وجميع الأشياء التي تفعلها عادة لزبائنك؟ تأكد من أن تفعل تلك للعملاء عن بعد أيضاً. لا ينبغي أن يتلقوا جودة خدمة أقل من العملاء المحليين. إرسال لهم استبيان أو إجري مقابلات معهم حول أعمالهم على سكايب. ميزة جميلة لاستخدام سكايب هو أنه يمكنك تسجيل المقابلة والرجوع إليها لاحقاً. وهذا مفيد، لأنه يمكن أن يبقيك على الطريق الصحيح في سير المشاريع.

2) جمع المدفوعات على مراحل

جميعنا يريد أن يحصل على المستحقات. لا يوجد شيء أكثر احباطاً من العمل مع العميل وتقوم بعمل جيد، إلا عدم الحصول على أموال مقابل ذلك. يمكنك تجنب كل ذلك إذا كنت تستخدم ما أسميه طريقة التدريج.

المراحل

ضع خطة سداد حيث على عملائك أن يدفعوا لك على فترات طوال فترة المشروع. اطلب دفعة أولى، وقم باستلام دفعات على فترات مختلفة في جميع مراحل المشروع.

أفعل هذا لعدة أسباب. بهذا تجبرهم على البقاء نشطين طيلة فترة المشروع. لن تهدر حفنة من الوقت في تصميم شيء ويتبين لك بعد ذلك أنك في الاتجاه الخاطئ. قم بأخذ الدفعلت على فترات طوال فترة المشروع، على سبيل المثال كل 25٪ من الإنجاز، هذا يضمن لك الحصول على أموال مقابل العمل الذي قمت به. إذا كانوا يريدون للعمل أن يستمر، سوف يدفعون لك.

العقود

هذا يمكن أن يكون من الصعب بعض الشيء، ولكن هناك خيارات متاحة للتعامل مع العقود من بعد. يمكنك إرسال نسخة من العقد عبر الفاكس، والذي يبدو على الطريقة القديمة قليلاً. المشكلة هي أن معظم أصحاب الأعمال الصغيرة لا تملك جهاز فاكس.

هناك حلول على الانترنت لجمع التوقيعات الإلكترونية، وهو مفيد للعمل مع العملاء عن بعد. فقط لأنك تعمل على الانترنت من بعد لا يعني أنه يجب أن ننسى العقود أو الاتفاقيات. أحمي نفسك دائماً!

المواقع والملفات

القاعدة الذهبية هي ألا تعطي أي ملفات حتى تستلم المدفوعات كاملة، أبداً. لا يوجد حافز لهؤلاء العملاء ليدفع لك ما هو مستحق عليهم. فهم ليسوا في عجلة لإرسال ماعليهم من المال أو مديونيتهم لك إذا كان لديهم بالفعل ما يحتاجون إليه.

للتصاميم، دائماً أرسل عينات أقل وضوحاً بدقة منخفضة. هذا يضمن أنهم لن يسرقوا عملك ويتركوك معلقاً. هذا ينطبق غالباً على ملفات الطباعة، مثل النشرات والكتيبات.

للمواقع، أبني قسم على موقعك الخاص ودعهم يجربوه (في مجال فرعي demo مثلاً). إذا وافقوا على كل شيء، يمكنك نقل كل شيء لهم، ولكن فقط بعد استلام مستحقاتك. ويمكن أن يطلبوا أية تغييرات نهائية قبل استلام الدفعة النهائية.

إرسال ملفات كبيرة

أغلب الحسابات المجانية للبريد الإلكتروني تضع حد للمرفقات التي ترسلها، لذلك يمكنك استخدام بعض البدائل لإرسال ملفات كبيرة الحجم مثل خدمات dropbox أو يمكنك مشاركة الملفات من خلال Google Drive وغيرها الكثير من وسائل التخزين ومشاركة الملفات.

الخاتمة

العمل مع العملاء عن بعد ليس من الضروري أن يسبب لك الصداع. في الواقع، يمكن أن يكون مجزي للغاية. وباتباع هذه الإرشادات البسيطة، ستساعدك على ضمان أن العملاء عن بعد سعداء، تدفع لك، وكل شيء يمر بسلاسة.

المصدر، مصدر الصورة